(१) सचिवालयले कर्मचारीको सजायको अभिलेख राख्नु पर्नेछ ।
(२) उपदफा (१) बमोजिम राखिएको अभिलेखलाई देहाय बमोजिमको अवधिभर विभागीय प्रमुखको जिम्मेवारी दिंदा, कार्यसम्पादन मूल्याङ्कन गर्दा, व्यवस्थापिका–संसद सेवा पुरस्कार वा विभूषण प्रदान गर्दा, अध्ययन वा तालिममा मनोनयन गर्दा, स्तरवृद्धि गर्दा र अन्य कुनै किसिमको अवसर प्रदान गर्दा आधार लिनु पर्नेछः-
(क) नसिहत पाएकोमा सो सजाय पाएको मितिले एक वर्षको अवधिभर,
(ख) निलम्बन भएकोमा सो अवधिभर,
(ग) बढुवा रोक्का भएकोमा रोक्का भएको अवधिभर,
(घ) तलबवृद्धि रोक्का भएकोमा रोक्का अवधिभर ।